– Najpierw spotkaliśmy się w małym gronie oragnizacji. Jak się okazało, organizacje w relacjach z MJWPU czuły się traktowane nie jak partnerzy, a jak petenci. Dyskusja pokazała nam, że aby dokonać zmian konieczne jest poszerzenie tego grona o innych projektodawców – samorządy i przedsiębiorców. Zrozumieliśmy, że tylko dzięki zawiązaniu silniejszego frontu uda nam się skłonić MJWPU do podjęcia dialogu. Dotarliśmy więc do wszystkich zainteresowanych. We wrześniu 2009 roku wykonaliśmy badanie ankietowe, a w październiku 2009 odbyło się I Spotkanie Mazowieckich Projektodawców, na którym przestawiony został raport z badania – mówiła A. Zowczak.

 

W badaniu zebrano opinie projektodawców o współpracy z MJWPU, co pozwoliło na sformułowanie rekomendacji. Jak czytamy w raporcie: „Projektodawcy podkreślali fakt, że fundusze europejskie mają zapracować na korzyść całego regionu i z taką intencją realizują projekty. Akcentowali wolę współpracy i porozumienia, zarówno na etapie negocjacji i podpisywania umów, jak i w trakcie realizacji działań projektowych oraz ich rozliczania. Brak relacji partnerskich, rozmycie odpowiedzialności w procesie podejmowania decyzji między instytucjami (np. Instytucją Zarządzającą, Zarządem Województwa, Urzędem Marszałkowskim a Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych) i cedowanie konsekwencji wszystkich trudności systemowych na projektodawców zdecydowanie zostały uznane za główne źródła problemów w poszczególnych obszarach współpracy z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych”.

 

– Chciałabym zaznaczyć, że spotkania nie zastąpią indywidualnego wyjaśniania przez projektodawców kwestii spornych z MJWPU. Do nas organizacje przychodzą, gdy wszystko inne zawodzi. Naszym zadaniem jest więc wzmocnić ich głos, pokazać, że mają wsparcie silnych organizacji federacyjnych, że problem dotyczy także innych podmiotów – samorządów i przedsiębiorców. Można porównać to do efektu masy krytycznej. Po I spotkaniu skłonni byliśmy wycofać się jako liderzy tego procesu, ale dostaliśmy sygnały, że nasza obecność jako animatorów jest pożądana. Ważne jest, że ani Mazowia ani OFOP nie korzysta ze środków przekazywanych przez MJWPU, co pozwala nam zachować bezstronność – skomentowała Agata Wiśniewska, dyrektorka biura OFOP.

 

Zawarte w raporcie rekomendacje dotyczą szeregu obszarów działania Jednostki i jej współpracy z projektodawcami: merytoryki (gdzie przedstawia się sposoby na wzmocnienie organizacyjne i merytoryczne zespołu MJWPU, m.in. poprzez zwiększenie kompetencji opiekunów projektów), komunikacji (m.in. sugestie dotyczące sporządzenia zestawienia odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które miałyby charakter wiążący dla obydwu stron oraz usprawnienia komunikacji wewnętrznej MJWPU) oraz kwestii finansowych (m.in. kwestia środków niewygasających).

 

Do wspomnianych rekomendacji szczegółowo odnosili się wszyscy, obecni podczas spotkania, przedstawiciele instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie środków europejskich na poziomie wojewódzkim.

 

Stefan Kotlewski, wicemarszałek województwa mazowieckiego, tłumaczył, iż wiele problemów wynika z ogromnego zainteresowania, jakim cieszą się fundusze europejskie.

 

 – Liczba wniosków zgłoszonych do POLK i RPO przerosła nasze oczekiwania. Jest ogromna – także w porównaniu z innymi regionami. Proszę zrozumieć, że nie mamy wystarczającego zaplecza pracowniczego do obsługi takiej liczby projektów. Mieliśmy zawirowania kadrowe, specjaliści podkupieni zostali przez biznes prywatny, konieczny był uzupełniający nabór pracowników. Jednak wiele rzeczy zmieniło się już na lepsze: do każdego projektu przypisany został opiekun, poprawiło się działanie elektronicznych kreatorów wniosków i infolinii. Pragnę podkreślić, że raport jest dla nas materiałem niezwykle cennym i stanowi doskonały pretekst do podjęcia rozmowy. Zachęcam jednak do szczegółowego opisywania problemów i zgłaszania ich bezpośrednio do nas – mówił S. Kotlewski

 

W podobnym tonie do rekomendacji odniosła się Elżbieta Szymanik, zastępca dyrektora ds. POKL w MJWPU.

 

– Jesteśmy przeciążeni pracą, ale systematycznie usprawniamy zasady organizacji naszej Jednostki, prowadzimy szkolenia dla pracowników, upraszczamy kwestie proceduralne i wzory dokumentów – mówiła E. Szymanik.

 

To potwierdziły uwagi z sali:  przeważały opinie, iż w porównaniu z 2008 rokiem sytuacja bardzo się poprawiła, jest znacznie mniej problemów związanych z rozliczeniami i kontaktem z MJWPU. Niemniej w dalszym ciągu pojawiają się kłopoty w realizacji projektów związane m.in. z poważnymi opóźnieniami w przekazywaniu środków przez Jednostkę, z dużą ilością zmian w dokumentacji i niejednoznacznymi interpretacjami wytycznych w urzędzie.

 

Uczestnicy debaty ustalili, iż Spotkania Mazowieckich Projektodawców przejmą funkcję grup roboczych, których powołanie sugerowano w rekomendacjach, i odbywać będą się cyklicznie, co kwartał. Kolejne spotkanie planowane jest na kwiecień – 2010 roku.

 

Agnieszka Zowczak podsumowała: – Uważamy, iż to spotkanie było dużym sukcesem, a jego skład był idealny. Pojawili się tu przedstawiciele wszystkich instytucji mających realny wpływ na sposób wydatkowania europejskich środków w województwie mazowieckim: Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Zarządu Województwa oraz  operatorów funduszy. Współpraca układa się coraz lepiej, a pozytywne zmiany już są widoczne. Myślę, że należy przypisać je kilku czynnikom. Pierwszy czynnik to samouczący i samodoskonalący się system wewnątrz MJWPU, drugi to zmiany systemowe w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, które mają bezpośredni wpływ na pracę Jednostki, a trzeci to presja, jaką wywieramy na te instytucje my, dzięki takim jak to spotkaniom.