warszawa.ngo.pl

Nie, daty są określone sztywno w umowie i nie można ich przesunąć. Jedynym wyjściem jest przedstawienie innego kosztu , najlepiej z tej samej kategorii kosztów [np. w wypadku transportu - innej faktury za taksówkę czy benzynę]. Jeśli to niemożliwe, można negocjować zwiększenie kosztów z innej kategorii, np. jeśli ze względu na datę nie zaakceptowano nam rachunku za taksówkę, pokryjmy ten koszt ze środków własnych i negocjujmy zwiększenie kosztów np. obsługi technicznej. Większość grantodawców zgadza się na elastyczność w przesuwaniu kosztów między kategoriami. M. st. Warszawa dopuszcza przesunięcia do 10%.

Jeśli zła data dotyczy umów zleceń lub o dzieło, należy poprosić wystawcę rachunku do umowy o ponowne wystawienie rachunku z właściwą datą.

 

Niektórzy uważają, że data ogłoszenia wyników konkursów dotacyjnych jest datą rozpoczęcia projektu. W większości wypadków datą graniczną, od której można wydawać otrzymane pieniądze, jestdata podpisania umowy z grantodawcą, (w wypadku współpracy z m.st. Warszawa, z odpowiednim biurem lub wydziałem w dzielnicy).

Inną przyczyną jest przekroczenie roku budżetowego. Choć urzędy skarbowe i ZUS pozwalają na opłacanie składek i zaliczek na podatek do 20 dnia następnego miesiąca, to grudniowe wydatki tego typu, finansowane ze środków samorządu warszawskiego nie mogą być opłacane w styczniu. Wszelkie wydatki muszą być bowiem zamknięte w danym roku.

 

Koordynator sprawdzający wydawanie pieniędzy w projekcie powinien szczególną wagę przyłożyć do dat: daty podpisania umowy i data wydatkowania środków.

 

Faktury, rachunki, umowy są niewłaściwie opisane.

 

Przedstawione do sprawdzenia faktury, rachunki, umowy powinny być opisane. Zdarza się , że grantodawca życzy sobie, by opis miał bardzo konkretne brzmienie i podaje (w umowie lub instrukcji) konkretną formułę do umieszczenia.

Zazwyczaj w opisie powinny znaleźć się:

Np.

200 zł

Zakup kredek na warsztat plastyczny. Sfinansowano ze środków m.st. Warszawy, zgodnie z umową nr… w ramach realizacji projektu „Namaluj mi świat” Stowarzyszenia IKEBANA, podpis, pieczątka.

 

Tak, zazwyczaj można zmienić opis na dokumencie finansowym. Warto jednak nie nadużywać cierpliwości sprawdzających nasze sprawozdania urzędników. Podczas oceny projektów opinia urzędu nt. rzetelności (a więc i staranności rozliczeń) oferenta jest brana pod uwagę, ponieważ jest jednym z kryteriów oceny merytorycznej.

 

Zwykle któryś z ważnych elementów opisu wydatku jest pomijany. Błędne jest także umieszczenie opisu – w wypadku umów zleceń i o dzieło – na umowie [opis powinien być na rachunku do umowy, gdyż to na tej podstawie wypłacane są pieniądze].

 

Jeśli projekt trwa długo, np. jest wieloletni, warto rozważyć zamówienie pieczątki z odpowiednim opisem. Osobie odpowiedzialnej za rachunki pozostanie tylko wpisywanie odpowiednich kwot.

Centrum Komunikacji Społecznej do umów dołączyło wzory opisów faktur.

 

Osoba sprawdzająca sprawozdanie nie akceptuje kosztu, których przedstawiliśmy do rozliczenia w sprawozdaniu.

 

W Warszawie nie ma jednolitego (dla wszystkich biur i wydziałów w dzielnicach) katalogu wydatków kwalifikowanych, czyli takich, na których pokrycie w ramach dotacji urząd się zgadza. Teoretycznie „zabronione” koszty opisuje Ustawa o pożytku oraz Program współpracy, i są to: zadania i zakupy inwestycyjne, zakup gruntów, działalność gospodarcza, działalność polityczna i religijna. W praktyce jednak okazuje się, że niektóre koszty, które teoretycznie mogłyby być rozliczane, bywają kwestionowane, np. niektóre biura nie chcą rozliczać kosztów administracyjnych projektów, takich jak telefony, argumentując, że nie można udowodnić wykorzystania telefony na potrzeby projektu.

Bez względu na interpretację urzędników przyjmujących sprawozdania, podstawą do rozliczenia jest kosztorys projektu, który stanowi załącznik do podpisanej umowy dotacyjnej - i to jest podstawowy dokument, którego należy się trzymać.

 

W przypadku spornych kosztów, które naszym zdaniem mieszczą się w kosztorysie, można zaproponować dołączenie oświadczenia, podpisanego przez upoważnione osoby, wyjaśniającego dlaczego dany wydatek został poniesiony. Np. w ogólnej kategorii kosztów "transport" rozliczamy fakturę za benzynę do samochodu osobowego. W oświadczeniu odpowiednie osoby, np. prezes i skarbnik, wyjaśniają, że samochód został jednorazowo użyczony na potrzeby projektu i że rozwieziono nim prace artystów, które były prezentowane na wystawie, zorganizowanej w ramach projektu. Wykorzystanie samochodu zamiast skorzystania z usługi transportowej pozwoliło obniżyć koszty transportu prac i część pieniędzy przeznaczyć na rozliczenie dojazdu artystów, którzy brali udział w wernisażu.

Jeśli wydatki nie zostały przewidziane w kosztorysie, nie można ich rozliczyć.

 

Bywa, że projektodawca luźno traktuje kosztorys projektu. Tymczasem kosztorys jest częścią naszego zobowiązania, które podjęliśmy, podpisując umowę o dotację.

Pułapką bywa szczegółowe rozpisanie budżetu - jeszcze na etapie składania wniosku o dotację. Np. szczegółowe rozpisanie np. kosztów transportu - przejazdy kolejowe, autobusowe, usług transportowe, sprawia, że podczas realizacji projektu musimy sztywno trzymać się zaplanowanych z dużym wyprzedzeniem wydatków, co w praktyce jest bardzo trudne, np. ze względu na zmiany cen. Konsekwencją może być to, że bilet zamiast planowanych 100 złotych kosztuje 130 zł.

Czasami projektodawca chce rozliczyć koszty, których nie zaplanował., czyli nie uwzględnił w kosztorysie, który jest częścią umowy dotacyjnej.  Ze względów formalno-prawnych nie jest to możliwe.

 

Realizując projekt i mając podejrzenie, że może być kłopot z rozliczeniem jakiegoś wydatku - pytaj osoby odpowiedzialne w urzędzie o kwalifikowalność lub inne rozwiązania. I projektodawcy, i urzędnikom zależy przede wszystkim, aby projekt był zrealizowany z korzyścią dla mieszkańców Warszawy, tak więc obie strony są zainteresowane sprawnym rozliczeniem.

Biuro Kultury upubliczniło (na stronie internetowej um.warszawa.pl/ngo przykładowy kosztorys. Zawiera on wydatki wydatki kwalifikowane (wg wymogów Biura). Konstruując budżet, a także rozliczając projekt warto skorzystać z tej pomocy.

Osoba sprawdzająca sprawozdanie nie akceptuje kosztu, których przedstawiliśmy do rozliczenia w sprawozdaniu, gdyż nie rozumie np. co jest przedmiotem faktury.

 

Zdarza się, że to, co jest dla nas oczywiste, dla innych jest całkowicie niezrozumiałe. Np. na fakturze, którą przedstawiamy do rozliczenia widnieją skróty, cyfry i symbole – bez wyjaśnienia osoba sprawdzająca rozliczenie nie ma możliwości zrozumienia, co zostało zakupione.

 

Na opisie faktury umieśćmy bardziej szczegółowy opis niż w kosztorysie np. zamiast materiały szkoleniowe napiszmy: papier do notowania i długopisy. Wyjaśnienie możemy też umieścić w punkcie: "Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu".

Do rozliczenie nie dołączono zamówień - czyli dokumentu potwierdzającego, że zamówiliśmy daną usługę, np. druk biuletynów w drukarni.

 

Niektóre biura Urzędu m.st. Warszawa wymagają, aby oprócz faktury rozliczającej usługę przedstawiać w rozliczeniu zamówienie wykonania usługi. Usługodawca podpisując zamówienie, "przyrzeka" wykonać usługę w określonym terminie za określoną kwotę. Ma to sens zwłaszcza wtedy, gdy mamy do czynienia z nieznanym nam usługodawcą, gdy zamówienie opiewa na znaczną kwotę lub gdy terminowe wykonanie usługi jest kluczowe dla projektu.

Ten wymóg w rozliczeniach dotacji nie jest powszechny i projektodawca może go nie znać.

 

Jeśli Urząd wymaga zamówienia do rozliczonych faktur, a usługa została wykonana, przyjęta i rozliczona nakłonienie usługodawcy, by podpisał zamówienie "wstecznie" powinno się udać. Po rozliczeniu faktury i przyjęciu usługi taki dokument nie ma dla usługodawcy żadnego znaczenia.

Możemy też próbować nakłonić urzędników, by zrezygnowali z tego wymogu - gdyż jeśli usługa została wykonana, zaakceptowana i rozliczona samo papierowy dokument zamówienia nie wpływa merytorycznie na rozliczenie projektu.

 

Warto pamiętać o tym, by w czasie realizacji projektu spytać się urzędników, czy nie ma takiego wymogu.

 

Do rozliczenie nie dołączono oświadczeń.

 

Zdarza się, że niektóre biura lub wydziały Urzędu m.st. Warszawa wymagają oświadczeń, które wyjaśniają niejasne, z punktu widzenia Urzędu, wydatki. Przykładem może być rozliczanie faktury za benzynę do samochodu osobowego, niebędącego własnością organizacji.

 

Ten wymóg w rozliczeniach dotacji nie jest powszechny i projektodawca może go nie znać.

 

Ponieważ oświadczenie sporządza projektodawca jego brak można łatwo uzupełnić. Oświadczenie powinno być podpisane przez upoważnione osoby, np. członków zarządu (o tym, kto jest upoważniony informuje zapis w statucie).

 

Warto pamiętać o tym, by w czasie realizacji projektu spytać się urzędników, czy nie ma takiego wymogu.

 

W tabeli z rozliczeniami oraz zestawieniem faktur i umów są błędy rachunkowe.

 

To bardzo częsty błąd, popełniany zwłaszcza wtedy, gdy rozliczenia są robione w ostatniej chwili.

Pomocne bywa korzystanie z programów komputerowych typu Excel, które automatycznie dodają pozycje kosztorysu, liczą procenty itp. Niektóre biura i wydziały z dzielnic proszą o przysyłanie wersji elektronicznej tabel z rozliczeniami, gdyż ułatwia to pracę osobom, przyjmującym sprawozdanie.

Błędne rozliczenia są odsyłane projektodawcy do poprawienia. Pamiętajmy jednak, że rzetelność i staranność oferenta to jedno z kryteriów oceny przy następnych wnioskach o dotację.

 

Jeśli ręcznie sumujemy wydatki i sporządzamy rozliczenie - łatwo możemy się pomylić.

Przyczyną błędów w kosztorysach robionych np. w Excelu bywają nieprawidłowa ustawienia, np. program automatycznie zaokrągla sumy, przez co giną nam grosze i tabela z zestawieniem faktur nie zgadza się z kwotami na samych fakturach czy rachunkach do umów. Innym błędem mogą być źle wpisane formuły.

Jeśli zatem nie znamy programu komputerowego do liczenia, nie uczmy się go podczas rozliczania!

 

Robiąc rozliczenie w programie komputerowym sprawdź czy nie są włączone niewłaściwe opcje.

Licząc ręcznie, sprawdź każdy "słupek" 2 razy.

 

Projektodawca złożył sprawozdanie po terminie.

 

Termin złożenia sprawozdania jest ściśle określony w umowie o dotację. Niedotrzymanie go to niewywiązanie się z części umowy. Niekiedy biura Urzędu m.st. Warszawy lub wydziały dzielnic stosują zasadę, że następne oferty nierzetelnego projektodawcy są automatycznie odrzucane. Nawet jeśli nie wszyscy urzędnicy są tak rygorystyczni, złożenie sprawozdania w terminie jest brane pod uwagę przy ocenie następnego wniosku.

 

Każdemu zdarzają się sytuacje losowe i na pewno rozmowa z osobą odpowiedzialną za współpracę z organizacjami pozarządowymi w biurze czy wydziale oraz wyjaśnienie przyczyny opóźnienia złożenia sprawozdania może zmienić optykę urzędu.

 

Rada wydaje się oczywista, ale trudna do wcielenia w życie: nie zostawiajmy rozliczeń na ostatnią chwilę. Datę złożenia sprawozdania, tak jak i datę podpisania umowy powinniśmy znać na pamięć.

 

Sprawozdanie zawiera bardzo lakoniczny opis zrealizowanego zadania.

 

Choć punkt 1. formularza jest sformułowany tak ["Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli nie – dlaczego?"], że naturalną odpowiedzią jest zdanie, "Tak, zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie " nie ulegajmy tej pokusie i napiszmy rzetelny opis zrealizowanego projektu.

 

Niektórzy projektodawcy uważają, że najważniejszą częścią sprawozdania jest rozliczenie finansowe.

 

Punktem odniesienia jest to, co napisaliśmy w ofercie. W sprawozdaniu merytorycznym należy odnieść się do celów , działań i liczbowych rezultatów. Jeśli nie zostały osiągnięte, wyjaśnijmy dlaczego, opiszmy też inne rzeczy które udało się osiągnąć "z nadwyżką".

Nie przesadzajmy z długością opisu!

 

Do sprawozdania nie dołączono dokumentacji, np. plakatów, zdjęć ze spotkań, zaproszeń, recenzji druków promocyjnych, list obecności uczestników szkoleń, materiałów prasowych itp.

 

Choć załączniki nie są obowiązkowe (o ile takiego wymogu nie ma w umowie, co należy sprawdzić) należy gromadzić dokumentacją zadania. Przyda się w razie ewentualnej kontroli, dobrze też świadczy o projektodawcy. Wielu grantodawców uważnie przegląda takie dokumenty - gdyż dzięki temu mogą sprawdzić, czy pieniądze przekazane organizacji zostały z pożytkiem wydane.

 

Niektórzy projektodawcy uważają, że najważniejszą częścią sprawozdania jest rozliczenie finansowe. Nie zawsze jest to prawdą.