W Warszawie konkursy dotacyj­ne dla organizacji pozarządo­wych ogłasza prezydent mia­sta Hanna Gronkiewicz-Walz. Podstawą prawną określającą formy współpra­cy Urzędu Miasta z organizacjami (jed­ną z nich jest współpraca finansowa) jest „Program współpracy m.st. War­szawy w 2012 r. z organizacjami poza­rządowymi oraz z podmiotami, o któ­rych mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności po­żytku publicznego i o wolontariacie”.

Wnioski można składać do biur Urzę­du Miasta działających na poziomie centralnym oraz do urzędów dzielni­cowych. Dokładny adres zawsze po­dany jest w załączniku do zarządzenia, w którym ogłaszany jest konkurs, czyli w ogłoszeniu.

Dziedziny konkursów

Zgodnie z prawem samorządy, a więc i miasto stołeczne Warszawa, mogą ogłaszać konkursy dla organizacji po­zarządowych, których tematyka mie­ści się w sferze zadań publicznych, wy­mienionych w art. 4 ust. 1 pkt. 1–20, pkt. 22–33 ustawy. Oczywiście nie zna­czy to, że we wszystkich tych obsza­rach ogłaszane będą konkursy. O tym, jakie będą ich tematy, decydują po­szczególne biura i dzielnice po kon­sultacjach z działającymi przy nich Ko­misjami Dialogu Społecznego (KDS) lub Dzielnicowymi Komisjami Dia­logu Społecznego (DKDS). Zazwy­czaj tematyka konkursów jest zbliżo­na do tej z lat ubiegłych. Informacje o wszystkich konkursach ogłaszanych przez Urząd Miasta można znaleźć na jego oficjalnej stronie poświęconej organizacjom pozarządowym (www.ngo.um.warszawa.pl w dziale wykaz konkursów) lub korzystając z wyszukiwarki funduszy w serwisie http://warszawa.ngo.pl.

Terminy ogłaszania konkursów

Zgodnie z „Programem współpracy…” konkursy dla zadań, które mają być re­alizowane w trakcie całego roku oraz w jego pierwszej połowie, ogłaszane są do 25 listopada roku poprzedzającego realizację (czyli dla zadań, które będą realizowane w roku 2012, do 25 listo­pada 2011 r.). Dla zadań realizowanych w drugiej połowie roku terminem ogło­szenia konkursu jest 31 marca tego samego roku.

Informacje o tym, kto otrzyma do­tację, podawane są najwcześniej 2 stycznia w przypadku konkursów ogłaszanych do 25 listopada. Wyni­ka to z zapisów ustawy o finansach publicznych, która nie pozwala mia­stu wcześniej zaciągać zobowiązań na dany rok (dotacje traktowane są jak zobowiązania miasta). W prakty­ce jednak wyniki podawane są później i wszystkie biura i dzielnice radzą organizacjom, które chcą realizować zadania w pierwszym półroczu, plano­wać je najwcześniej od marca.

Wsparcie czy powierzenie

W każdym ogłoszeniu konkursowym musi znaleźć się informacja o tym, czy dane zadanie ma być realizowa­ne w formie wsparcia, czy powierze­nia. Wsparcie jest wtedy, kiedy dotacja, o którą stara się organizacja, jest czę­ścią budżetu całego projektu, powie­rzenie zaś wtedy, kiedy dotacja ma po­kryć wszystkie planowane koszty.

Przy konkursach ogłaszanych w for­mie wsparcia stowarzyszenia i fundacje muszą zadeklarować, że pokryją pozo­stałe koszty ze środków własnych lub dotacji z innych źródeł. W wielu konkursach miasto umożliwia przedstawienie części wkładu własne­go jako wycenę pracy wolontariuszy.

Małe granty

To specyficzna forma współpracy finansowej, która pojawiła się wraz z nowelizacją ustawy o działalności po­żytku publicznego w 2010 r. W przy­padku małych grantów miasto nie ogłasza konkursów, a nabór wniosków jest ciągły do wyczerpania środków.

Oferty składane w formie małych gran­tów muszą spełniać dwa warunki: ich koszt nie może być wyższy niż 10 tys. zł, a projekt nie może trwać dłu­żej niż 90 dni kalendarzowych. Jedna organizacja może otrzymać w formie małych grantów nie więcej niż 20 tys. rocznie.

Jak czytać ogłoszenie konkursowe

W ogłoszeniu konkursowym zawarte są wszystkie podstawowe informacje o tym, jakie projekty mają szansę otrzy­mać dofinansowanie.

Po pierwsze – ramka z rodzajem za­dania – to w niej znajdują się informa­cje, na jakie konkretnie zadania moż­na składać projekty. W jednym ogło­szeniu może być ich kilka. Pod nazwą „zadania” wyszczególnione są kryteria szczegółowe, jakie muszą spełniać pro­jekty (te różnią się bardzo w zależności od konkursu – czasem są to dwa punk­ty, czasem jest ich kilkanaście). W dru­giej kolumnie podana jest informacja o tym, jaka jest pula pieniędzy przezna­czonych na dane zadanie. W mieście nie ma zwyczaju podawania wysoko­ści minimalnej dotacji, o jaką może się starać jedna organizacja, wysokością maksymalną jest właśnie pula środków wymieniona w ogłoszeniu (należy jed­nak pamiętać, że zazwyczaj więcej niż jedna organizacja składa wnioski o do­tacje i wobec tego aplikowanie o całą kwotę może być ryzykowne).

Po drugie – informacje pod ramką, czyli zasady przyznawania dotacji, ter­min realizacji zadania i jego warunki. To w tym miejscu określone jest, czy kon­kurs jest na wsparcie, czy na powie­rzenie (ta informacja czasami znajduje się w ramce, o której była mowa wcze­śniej), podany jest termin, do którego zadanie musi być zrealizowane, oraz inne szczegółowe wytyczne (np. jaką część wkładu własnego może stanowić wycena pracy wolontariackiej). Organizacje powinny pamię­tać, że w konkursach dotacyj­nych mogą się starać jedynie o wsparcie działalności statu­towej lub odpłatnej działalności pożytku publicznego.

Po trzecie – termin i warunki składa­nia ofert, czyli do kiedy i gdzie nale­ży dostarczyć przygotowany wnio­sek. W Urzędzie Miasta datą składa­nia wniosków jest data i godzina wpły­wu do kancelarii, a nie data nadania na poczcie. W ogłoszeniach podane są też zawsze informacje, u kogo w da­nym biurze lub dzielnicy można uzy­skać szczegółowe informacje dotyczą­ce konkursu (czasami też Urząd oferu­je możliwość sprawdzenia oferty pod względem formalnym – ta informacja podana jest w tym właśnie punkcie).

Po czwarte – zwróćmy uwagę na listę obowiązkowych załączników, czyli peł­nej dokumentacji, którą należy złożyć w odpowiedzi na dane ogłoszenie.

Ocena formalna – błędy formalne

Ocena formalna należy do urzędników miasta. Lista błędów, które powodu­ją odrzucenie wniosku z przyczyn for­malnych, jest ściśle określona – katalog tych błędów można znaleźć tutaj: www.ngo.um.warszawa.pl/otwarte-konkursy-ofert-na-realizacje-zadan-publicznych/katalog-kryteriow-formalnych

Kto ocenia oferty merytorycznie

Oferty, które pozytywnie przejdą ocenę formalną, są następnie oceniane przez komisje konkursowe, w skład których wchodzą po równo urzędnicy i oso­by reprezentujące organizacje poza­rządowe. Przewodniczącymi komisji konkurso­wych są reprezentanci Urzędu Mia­sta. To oni, jeśli głosowanie nie jest roz­strzygające, mają głos decydujący w sprawie tego, kto otrzyma dotację.

Osoby reprezentujące organizacje wskazywane są przez właściwe KDS-y i DKDS-y, powinny być one ekspertami w dziedzinach konkursowych – nieko­niecznie muszą pracować w jakiejś or­ganizacji lub być z nimi związane. Co istotne, nie mogą mieć konfliktu inte­resów z żadną organizacją, która złoży­ła ofertę na dany konkurs. Członkowie komisji pracują za darmo. Wynikiem ich pracy jest lista rekomendowanych ofert do dofinansowania.

We wskazanych w ogłoszeniu konkur­sowym przypadkach może się zdarzyć, że przed posiedzeniem komisji kon­kursowej oferty oceniane są przez ze­wnętrznych, opłacanych ekspertów.

Kto ostatecznie decyduje o przyznaniu decyzji

Lista ofert, które są rekomendowane do dofinasowania, musi być zaakcep­towana przez Prezydenta m.st. Warsza­wy. To właśnie on ogłasza zarządzenie rozstrzygające konkurs. W przypadku konkursów dzielnicowych, zanim lista trafi do Prezydenta, jest wcześniej opi­niowana przez Zarząd Dzielnicy.

Więcej o tym, jak wypełnić wniosek, można znaleźć w instrukcji wypełnia­nia oferty: /files/wiadomosci.ngo.pl/public/instrukcja_wypelniania_oferty_doUM.pdf