Pierwszy program z 1996 r. we współpracy z organizacjami już po roku został znacznie zmieniony, zaś wraz z uchwaleniem ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z 2003 r. zasadniczo przebudowany. Miał postać dwóch odrębnych dokumentów: zasad współpracy (wieloletni program współpracy) i rocznego programu współpracy.

Ale to jeszcze nie koniec jego modyfikacji. Samorząd i organizacje czekają obecnie na planowaną nowelizację ustawy, niezbędną jako podstawa do opracowania ostatecznego kształtu prawa lokalnego dotyczącego współpracy. Aby stworzyć mu solidny fundament, prezydent zarządził badanie sektora pozarządowego pod egidą jednej z elbląskich uczelni. W tym celu powołał zespół, który ma wypracować wieloletni program współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi, spójny z opracowywaną właśnie strategią rozwoju miasta. Warto dodać, że elbląski sektor pozarządowy wypracował własną strategię rozwoju, również będącą jedną z podstaw do tworzenia wspomnianego programu.

Jak dziś wygląda system współpracy
W Elblągu przez system współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi rozumie się znacznie więcej niż roczny program współpracy nakazany samorządom w świetle ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. System ten obejmuje:
 

• trwałe wkomponowanie organizacji w strukturę działań samorządu,
• odpowiednie zapisy prawa lokalnego,
• dobrą praktykę współpracy opartą na istotnych zasadach społecznych, zwłaszcza pomocniczości, partnerstwie i partycypacji.

Współpraca tak całościowo pojęta daje szanse na skuteczne wprowadzenie pożądanych zmian społecznych. Jednak pod warunkiem, że jest to nieustający proces nieustannie podtrzymywany, oceniany i korygowany. Tu nie można spocząć na laurach.

System współpracy opisany jest w zarządzeniu prezydenta Elbląga z 2004 r. w dokumencie pod nazwą „Zasady współpracy samorządowych władz Elbląga z organizacjami pozarządowymi”. Równie dobrze można by go nazwać wieloletnim programem współpracy.

Przewodnik po współpracy

Wspomniane „Zasady współpracy…” składają się z części planistycznej i wykonawczej – nawiązują do strategii rozwoju miasta, określają cele i standardy współdziałania oraz opisują jego praktykę.

Głównym celem współpracy zgodnej ze strategią miasta jest „poprawa jakości życia i pełniejsze zaspokajanie potrzeb społecznych mieszkańców Elbląga”, wskazane zaś cele szczegółowe nawiązują bezpośrednio do specyfiki organizacji. Współpraca opiera się na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: pomocniczości, suwerenności, partnerstwie, efektywności, uczciwej konkurencji i jawności. W elbląskim dokumencie zasady te zostały krótko opisane w schemacie: co samorząd przez to rozumie, do czego się zobowiązuje, czego oczekuje od organizacji.

Partnerami we współpracy są: Rada Miejska, prezydent i poszczególne wydziały Urzędu Miasta. Duży ciężar spoczywa na pełnomocniku prezydenta ds. organizacji pozarządowych, do którego prowadzą wszystkie pozarządowo-samorządowe drogi. On ogłasza konkursy, przyjmuje oferty, kieruje do wydziałów wszelkie sprawy związane z organizacjami, jest przewodniczącym Zespołu Koordynacyjnego. Porządkuje to w sposób zasadniczy relacje samorządu z dziesiątkami organizacji – wszystko (lub prawie wszystko) „przechodzi” przez jedną osobę.

Na niemal trzysta istniejących w Elblągu organizacji, z samorządem współpracuje około stu.

Organizacje te reprezentuje dziewięcioosobowa Rada Elbląskich Organizacji Pozarządowych (REOP). Rada wybierana jest przez organizacje w tajnych wyborach na kadencję trzyletnią. Pracuje na podstawie regulaminu, a jej podstawowym zadaniem jest reprezentowanie interesów organizacji. Na bieżąco współpracuje z pełnomocnikiem oraz naczelnikami wydziałów.

Styk samorządu z organizacjami wypełnia Zespół Koordynacyjny, który jest ważnym ciałem opiniodawczym i doradczym. Wszystkie istotne decyzje samorządu dotyczące organizacji muszą być przez niego zaopiniowane (w praktyce bywa różnie). Zespół powoływany jest zarządzeniem prezydenta, działa na podstawie regulaminu. Składa się z dziewięciu członków. Czterech wskazuje Rada Elbląskich Organizacji Pozarządowych, resztę – prezydent Elbląga. Z jego składu powoływani są członkowie Komisji Oceniających zajmujących się rozpatrywaniem składanych wniosków.

Finanse najważniejsze
Najobszerniejszy wątek „Zasad współpracy…” stanowi zagadnienie współpracy finansowej. Jak wynika z tej części publikacji, procedura powierzania i dofinansowania zadań określona w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nie jest jedynym trybem, w ramach którego organizacje mogą pozyskać środki finansowe z budżetu miasta. Dokument wymienia ich aż siedem. W celu uczynienia czytelnymi i komplementarnymi zasad współpracy opisano też dostępne tryby wynikające z innych ustaw: z ustawy o pomocy społecznej, z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych itd.

Oferty składane przez organizacje oceniają Komisje Oceniające według skali punktowej. W ich skład wchodzą również przedstawiciele organizacji wskazani przez Radę (podpisują oni stosowne oświadczenia, aby wykluczyć konflikt interesów). Mimo tego punktowego systemu sposób wyboru ofert budzi sporo wątpliwości. Być może lepszym rozwiązaniem byliby płatni eksperci.

Ciekawą inicjatywą jest tzw. Fundusz Grantowy, którego zasady działania zostały określone w zarządzeniu prezydenta. Pieniądze Funduszu mogą służyć organizacjom jako źródło pozyskania wkładu własnego do realizacji ich projektów finansowanych ze źródeł pozabudżetowych. W 2008 r. samorząd przeznaczył na Fundusz 150 000 zł.

Przygotowuje się też standaryzację zadań powierzanych do realizacji organizacjom przez samorząd. Ciągle jeszcze nie wyszły one z etapu planu, choć w roku bieżącym mają być wypracowane trzy standardy (m.in. dotyczący prowadzenia świetlicy socjoterapeutycznej).

Centrum Organizacji Pozarządowych
Na mocy dokumentu „Zasady współpracy…” powołano do życia Centrum Organizacji Pozarządowych (www.cop.elblag.pl), które jest obecnie prowadzone we współdziałaniu przez dwie organizacje: Stowarzyszenie Elbląg-Europa oraz Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych. Centrum służy pomocą informacyjną, doradczą, szkoleniową i techniczną przede wszystkim nowym organizacjom. Jego działalność jest wystandaryzowana, a miasto w ramach kilkuletniego kontraktu pokrywa niemal w całości koszty jego funkcjonowania.

„Zasady współpracy…” określają też szereg innych form współdziałania: współorganizowanie corocznej konferencji plenarnej elbląskich organizacji pozarządowych, organizowanie spotkań branżowych przez wydziały Urzędu Miasta, pomoc w nawiązywaniu kontaktów zagranicznych, udostępnianie lokali i budynków, współpracę w zakresie tworzenia aktów prawa lokalnego, wymianę informacji, współpracę w zakresie promocji miasta, współpracę z przedsiębiorcami prywatnymi.

Roczny program współpracy
Roczny program współpracy jest dokumentem krótkim, zawierającym podstawowe założenia współpracy na kolejny rok. Tworzony jest przez Zespół Koordynacyjny na podstawie m.in. danych zebranych na spotkaniach branżowych organizowanych przez wydziały Urzędu Miasta. Wyodrębniono w nim zadania stałe oraz priorytetowe: branżowe (tj. określane przez wydziały Urzędu Miasta) i horyzontalne (dotyczące wszystkich organizacji). Wskazana jest w nim także kwota do wykorzystania w danym roku na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe. Niestety w 2008 r. samorząd zrezygnował z tego zapisu, co zostało przyjęte przez organizacje ze zdziwieniem, bo w programie operacyjnym informacja ta jest niezbędna.

Prezydent Elbląga chcąc ocenić na bieżąco konkretne efekty współpracy, wprowadził zmodyfikowany formularz sprawozdania z realizacji ofert w 2008 r. (i w kolejnych latach), tak aby możliwe było uzyskanie zestawienia konkretnych działań we wszystkich projektach finansowanych w danym roku. Bieżący rok po raz pierwszy da ilościowy obraz działań podejmowanych przez organizacje z budżetu. Jakościowy musi jeszcze poczekać (ewaluacja tych realizacji jest planowana).

Na koniec
Wydaje się, że zastosowane w Elblągu rozwiązanie polegające na wypracowaniu dwóch dokumentów:
 

• zasad współpracy/wieloletniego programu współpracy;
• uzupełniającego go rocznego programu współpracy/priorytetów rocznych, w przypadku ustania obowiązywania programów rocznych.

jest rozwiązaniem optymalnym.

Gwarantuje ono czytelność i przewidywalność zastosowanych rozwiązań. Poza tym jest to czysta oszczędność papieru, bo po prostu nie trzeba co roku powielać tych samych dokumentów, by przedstawić je radnym…

Organizacje z reguły dobrze oceniają funkcjonowanie elbląskiego systemu współpracy. Nie obserwuje się większych napięć i konfliktów w relacjach z samorządem. Pojawiające się problemy z reguły rozwiązuje się na poziomie Zespołu Koordynacyjnego lub Rady Elbląskich Organizacji Pozarządowych. Ważna jest również otwartość prezydenta na nowe rozwiązania, połączona z dążeniem do uzyskania ich mierzalności i skuteczności. Nie przeprowadzono dotąd całościowej ewaluacji systemu współpracy przewidzianej w „Zasadach współpracy…”.

Słabością współpracy jest brak procedury stałego przekazywania organizacjom do konsultacji dokumentów typu strategie czy programy działań (oczywiście poza rocznym programem współpracy). Dzięki determinacji Rady Elbląskich Organizacji Pozarządowych – która już teraz otrzymuje do zaopiniowania projekty takich dokumentów, ale w ostatniej chwili, tuż przed sesją Rady Miejskiej – powoli się to zmienia. Po kolejnym incydencie zbyt późnego dostarczania dokumentów poproszono urzędników o spotkanie, a następnie wystosowano w tej sprawie oficjalne pismo do prezydenta.

Warto wspomnieć, że program na rzecz osób starszych współtworzony był zgodnie ze sztuką – od pierwszych warsztatów ze współudziałem organizacji, jednak bez jednego radnego (co niestety niezwykle często obserwuje się w samorządach). Wydaje się, że w systemach współpracy rola radnych jest zdecydowanie za słaba. Brakuje społecznych mechanizmów monitorowania jakości i efektów ich pracy. Nadchodzący okres przedwyborczy może się stać dobrą okazją do wypracowania i uruchomienia takich mechanizmów. A któż ma to zrobić, jak nie organizacje pozarządowe?

W 2005 r. system współpracy organizacji i samorządu w Elblągu został pozytywnie oceniony przez dr. Ryszarda Skrzypca w ramach projektu „Przejrzysty samorząd” (www.lgo.pl).
Warto dodać, że model systemu współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi zastosowany w Elblągu opracowano w Sieci Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT. Film opisujący ten system dostępny jest na stronie www.telewizjaobywatelska.org.pl.

***

ARKADIUSZ JACHIMOWICZ – prezes Elbląskiego Stowarzyszenia Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, organizacji członkowskiej Sieci Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT. Od kilkunastu lat pracuje na rzecz sektora pozarządowego – prowadzi szkolenia, doradza, animuje. Jest ekspertem w zakresie współpracy samorządów z organizacjami.