Przejdź do treści głównej

Jak ubiegać się o dotację

Co to jest dotacja i kto może ją dostać?

Dotacja to przekazanie pieniędzy na realizację zadań publicznych w formie: 

  • powierzenia (czyli całkowitego sfinansowania) realizacji zadania publicznego poprzez przekazanie środków na sfinansowanie całkowitych kosztów jego realizacji.
  • wspierania (czyli częściowe dofinansowanie) realizacji zadania publicznego poprzez przekazanie środków na częściowe dofinansowanie jego realizacji, przy założeniu, że projektodawca wnosi finansowy wkład własny.

Oferty, czyli zadania, które dostaną dofinansowanie, są wybierane w konkursie.

Kto może otrzymać dotację? Dotacje mogą dostać organizacje pozarządowe (NGO) lub inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które złożą ofertę w otwartym konkursie ofert (w tym m.in. spółdzielnie socjalne, tzw. organizacje kościelne i - od 20 maja 2016 - stowarzyszenia zwykłe).

Dotacje są przyznawane na bardzo konkretne rzeczy – czyli na realizację projektów, które wpisują się zadania publiczne Urzędu Miasta lub Urzędu Dzielnicy. To, jakie są to zadania, jest określone w ogłoszeniu konkursowym. Rocznie przekazywane jest w ten sposób ok. 130 milionów złotych, co stanowi mniej niż 1% ogólnowarszawskiego budżetu. Zawieranych jest około jest około 2000 umów. Zdecydowanie przeważa forma wspierania, czyli wymagany jest finansowy wkład własny, który waha się od 5% do 35% (w zależności od jednostki urzędu, która ogłasza konkurs dotacyjny).

Kto i kiedy ogłasza konkursy dotacyjne?

Konkursy na zdania o charakterze ogólnomiejskim ogłaszają merytoryczne biura Urzędu m.st. Warszawy. Aktualnie konkursy ogłaszane są przez:

  • Centrum Komunikacji Społecznej,
  • Biuro Edukacji,
  • Biuro Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego,
  • Biuro Kultury,
  • Biuro Ochrony Środowiska,
  • Biuro Polityki Zdrowotnej,
  • Biuro Pomocy i Projektów Społecznych,
  • Biuro Sportu i Rekreacji,
  • Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków.

Konkursy dzielnicowe ogłaszane są przez wszystkie Urzędy Dzielnic.

W rocznym programie współpracy określane są terminy konkursów. Zazwyczaj są to:

  1. do 21-23 listopada dla zadań realizowanych w trakcie całego następnego roku
    lub w pierwszej jego połowie,
  2. do końca lutego dla zadań dotyczących wypoczynku dzieci i młodzieży podczas ferii letnich,
  3. do końca marca dla zadań realizowanych w drugiej połowie roku.

W miarę potrzeb i możliwości ogłaszane są też konkursy w innych terminach. Informacje o konkursach można znaleźć w wyszukiwarce funduszy: /wyszukiwarka, na stronie Urzędu m.st. Warszawy: http://www.ngo.um.warszawa.pl/otwarte-konkursy/nowy-wykaz lub w BIP prowadzonym przez Urząd m.st. Warszawy: http://bip.warszawa.pl.

Jaka jest tematyka konkursów dotacyjnych?

Tematyka wszystkich konkursów skierowanych do organizacji pozarządowych (i innych uprawnionych podmiotów wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) ogłaszanych w Warszawie musi być związana z dokumentami strategicznymi Urzędu m.st. Warszawy. Tematy konkretnych zadań, które są wpisywane do ogłoszeń konkursowych, oraz szczegółowe warunki ich realizacji są przygotowywane przez odpowiednie merytorycznie Biura Urzędu m.st. Warszawy (dla konkursów ogólnomiejskich) lub wydziały urzędów dzielnicowych (dla konkursów dzielnicowych).

Następnie tematy zadań konkursowych wraz z uzasadnieniem oraz szczegółowe warunki realizacji zadań są przedstawiane do konsultacji komisjom, odpowiednio: ogólnomiejskim i dzielnicowym (w przypadku gdy przy dzielnicy nie ma komisji dzielnicowej konsultacje odbywają się z właściwym merytorycznie biurem). Co do zasady konsultacje powinny trwać co najmniej 21 dni. Zatem jeśli konkursy mają być ogłoszone do 23 listopada, to konsultacje powinny odbyć się najpóźniej we wrześniu – tak aby jednostki Urzędu miały czas na ewentualne wprowadzenie do ogłoszenia uwag z konsultacji. Modelowo komisjom powinny być przedstawiane tematy konkursów i zadań konkursowych, samo ogłoszenie konkursowe (które zawiera szczegóły dotyczące np. specjalnych wymagań formalnych, wysokości wkładu własnego) oraz kwoty, które Urząd planuje przeznaczyć na konkursy.

Gdzie składa się wnioski (oferty) do konkursów dotacyjnych?

Wnioski o przyznanie dotacji (czyli oferty) wraz z załącznikami, składane przez organizacje pozarządowe, przyjmowane są w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie. W Warszawie od listopada 2016 roku wnioski składane są wyłącznie przez internetowy generator wniosków http://witkac.pl. Po złożeniu oferty z generatora pobiera się i drukuje potwierdzenie złożenia oferty, które należy CZYTELNIE podpisać i dostarczyć w terminie podanym w ogłoszeniu konkursowym do odpowiedniego biura lub dzielnicy. Potwierdzenia muszą być zarejestrowane w systemie kancelaryjnym (czyli przyjęcie jest potwierdzane przez urzędnika).

UWAGA!
Wnioski mozna "przećwiczyć", przed złożeniem do generatora na formularzu oferty. Jest on uniwersalny dla wszystkich samorządów w Polsce. Można go pobrać ze strony UM Warszawa.

 

Pierwszy stopień oceny - ocena formalna wniosków o dotacje

Każda oferta, która zostanie złożona przez generator i której potwierdzenie zostanie zarejestrowane, jest następnie oceniana formalnie przez pracowników biura lub wydziału dzielnicy.

Katalog kryteriów formalnych

Urząd m.st. Warszawy ogłosił tzw. katalog kryteriów (błędów) formalnych. Niespełnienie jednego z kryteriów powoduje, że oferta jest odrzucana z przyczyn formalnych. Sprawdzane jest to metodą zero-jedynkową (warunek spełniony / niespełniony). W ofercie sprawdza się, czy:

  1. Oferta realizacji zadania publicznego została złożona w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniu konkursowym.
  2. Oferent jest organizacją pozarządową lub innym podmiotem, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego o wolontariacie./Oferenci są organizacjami pozarządowymi lub innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
  3. Oferta realizacji zadania publicznego przygotowywana została na druku zgodnym ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25).
  4. Druk formularza ofertowego nie został przez oferenta zmodyfikowany (nie zostały usunięte punkty, nie zostały dodane nowe postanowienia).
  5. W przypadku składania oferty wspólnej każdy z oferentów w formularzu ofertowym uzupełnił swoje dane.
  6. Oferta i obowiązkowe załączniki, wskazane w ogłoszeniu konkursowym, wypełnione zostały w języku polskim albo zostały przetłumaczone na język polski (wystarczające jest tłumaczenie zwykłe).
  7. W oświadczeniu znajdującym się na końcu formularza ofertowego dokonane zostały skreślenia umożliwiające jednoznaczne odczytanie deklaracji oferenta/oferentów.
  8. Oferta i oświadczenie oferenta podpisane zostały przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta (zgodnie z aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji).
  9. Wnioskowana przez oferenta kwota dofinansowania spełnia kryterium wskazane w ogłoszeniu konkursowym.
  10. Wysokość wkładu osobowego oferenta spełnia kryterium określone w ogłoszeniu konkursowym.
  11. Do oferty załączone zostały:
  • aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji;
  • właściwie wypełnione oświadczenie oferenta (umożliwiające jednoznaczne odczytanie deklaracji oferenta/oferentów);
  • dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta/oferentów – w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji oferentów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru lub ewidencji;
  • inne załączniki wskazane w ogłoszeniu konkursowym jako obowiązkowe.

12. Do każdej oferty (w przypadku, gdy ogłoszenie konkursowe dopuszcza możliwość składania przez jednego oferenta kilku ofert) załączone zostały wszystkie dokumenty, o których mowa w pkt. 11 niniejszego Katalogu.

W sytuacji, gdy niespełniony został co najmniej jeden z powyższych warunków (w przypadku pkt. 11 – wymagane jest spełnienie łącznie czterech przywołanych powyżej przesłanek) oferta realizacji zadania publicznego jest odrzucona i nie podlega rozpatrzeniu przez Komisję konkursową ds. opiniowania ofert. Wszelkie inne błędy, które pojawią się w trakcie formalnej oceny ofert, nie powinny być kwalifikowane jako uniemożliwiające merytoryczną ocenę oferty, chyba że w ogłoszeniu wyraźnie wskazano dodatkowe kryteria formalne.

Lista ofert, które przeszły ocenę formalną i lista rekomendacji

Lista ofert, które spełniły kryteria formalne, jest przekazywana Pełnomocnikowi w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych po upływie terminu składania ofert. Następnie lista ta jest publikowana na stronie Urzędu (http:// um.warszawa.pl/ngo), w zakładce „Otwarte konkursy ofert – rozpatrywane” – przy ogłoszeniu dotyczącym danego konkursu.

Na stronie (http:// um.warszawa.pl/ngo) publikowana jest także lista ofert rekomendowanych przez komisję konkursową do sfinansowania. Ostateczną decyzję podejmuje Prezydent m.st. Warszawy.

Ocena merytoryczna wniosków o dotacje

Oceny merytorycznej ofert dokonują komisje konkursowe, które powołuje w drodze zarządzenia Prezydent w przypadku konkursów ogólnomiejskich lub zarząd dzielnicy w przypadku konkursów dzielnicowych. Lista członków komisji jest dostępna publicznie i znajduje się na stronie Urzędu. Komisje te składają się z co najmniej dwóch przedstawicieli Prezydenta oraz co najmniej dwóch przedstawicieli organizacji wskazanych przez właściwe komisje dialogu społecznego (ogólnomiejskie lub dzielnicowe). Przedstawiciele organizacji swoją pracę w komisji wykonują społecznie. Nie mogą mieć oni konfliktu interesów z organizacjami, które złożyły oferty na konkurs.

Członek komisji konkursowej składa oświadczenie o bezstronności, czyli oświadcza, że :

  1. nie pozostaje w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związania z tytułu przysposobienia, opieki, kurateli z którymkolwiek z przedstawicieli oferentów ubiegających się o dofinansowanie/finansowanie zadania ze środków m.st. Warszawy, ich zastępcami prawnymi, członkami władz lub innych organów osób prawnych ubiegających się o udzielenie dofinansowania/sfinansowania zadania ze środków m.st. Warszawy oraz organizacji partnerskiej oferenta, jak również osób wymienionych w ofercie w punkcie dotyczącym „Zasobów kadrowych koniecznych do realizacji zadania”;
  2. w ciągu ostatnich 12 miesięcy poczynając od daty ogłoszenia otwartego konkursu ofert nie pozostawał / pozostawała w stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z żadnym z oferentów ubiegających się o dofinansowanie/finansowanie zadania;
  3. w ciągu ostatnich 3 lat od daty ogłoszenia otwartego konkursu ofert nie był / była członkiem żadnej z władz oferentów ubiegających się o dofinansowanie / finansowanie zadania ze środków m.st. Warszawy;
  4. nie pozostaje z żadnym z oferentów ubiegających się o finansowanie / finansowanie zadania ze środków m.st. Warszawy w innych relacjach, które mogłyby budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności.

Jeżeli komisja w przeciągu 14 dni nie wskaże swoich przedstawicieli, komisja konkursowa działa bez przedstawicieli organizacji. Oferty są udostępniane członkom komisji konkursowej przed posiedzeniem tej komisji, w terminie umożliwiającym rzetelne zapoznanie się z nimi (w Zarządzeniu regulującym przebieg konkursu nie określono ilości dni). Członkowie komisji konkursowej informowani są o terminie posiedzenia komisji z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem. Komisja pracuje na posiedzeniach w składzie co najmniej 1/2 pełnego składu osobowego, przy obecności minimum jednego przedstawiciela Prezydenta i jednego przedstawiciela organizacji (o ile został on wskazany przez komisję).

Komisja konkursowa wydaje opinie zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym. Jest ona zapisana w protokole z posiedzenia komisji. Do każdej oferty sporządzana jest ponadto karta oceny. W przypadku równej liczby głosów „za przyznaniem” i „przeciw przyznaniu” dotacji głos decydujący ma przewodniczący lub osoba upoważniona do kierowania pracami komisji konkursowej. Decyzje komisji są jedynie propozycjami i opiniami – ostateczny głos należy do Prezydenta Miasta. Lista ofert rekomendowanych przez komisję konkursową jest upubliczniana.

Kryteria merytoryczne oceny ofert

W Programie współpracy zapisano kryteria, którymi kierują się komisje konkursowe, oceniając wniosek. Są nimi:

  • zgodność oferty z zadaniem określonym szczegółowo w konkursie ofert;
  • ocena możliwości realizacji zadania przez organizację;
  • zadeklarowana przez organizację jakość wykonania zadania, w tym kwalifikacje osób, przy udziale których zadanie ma być realizowane;
  • kalkulacja kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania;
  • planowany udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących
    z innych źródeł (w przypadku wspierania wykonywania zadania);
  • zadeklarowany wkład rzeczowy i osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków organizacji;
  • realizacja zadań zleconych organizacji w poprzednim okresie, w tym rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków (o ile organizacja realizowała już zadania ze środków Urzędu m.st. Warszawy);
  • zaproponowana przez organizację wysokość dotacji w stosunku do finansowego i rzeczowego wkładu własnego;
  • w uzasadnionych przypadkach możliwość kontynuacji programu.
Ocena ekspercka ofert

Do oceny merytorycznej ofert nadesłanych na konkurs mogą zostać powołani eksperci mający specjalistyczną wiedzę z danego zakresu. Takie rozwiązanie było pilotażowo zastosowane przez Biuro kultury w kilku konkursach. Dwaj eksperci oceniają jeden wniosek (ofertę), przyznając punkty. Jeśli ich opinie znacząco się różnią, wniosek ocenia trzeci ekspert. Oceny eksperckie nie mają wiążącego charakteru (nie pozwalają na to zapisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Za swą pracę eksperci otrzymują wynagrodzenie. Oferty (które otrzymały określoną liczbę punktów) i tak oceniają jeszcze komisje konkursowe, a ostateczną decyzję podejmuje Prezydent.

Kiedy i gdzie można znaleźć wyniki konkursu dotacyjnego?

Rozstrzygnięcie konkursu ofert następuje nie później niż w ciągu 60 dni od terminu zakończenia składania ofert, jednak nie wcześniej niż 2 stycznia następnego roku (jeśli konkursy były ogłoszone w listopadzie). Na podstawie protokołu z posiedzenia komisji pracownik biura lub wydziału przygotowuje projekt zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie ogłoszenia wyników konkursu ofert. Zanim trafi do akceptacji Prezydenta ma przed sobą bardzo długa drogę:

Projekt ten trafia do zaakceptowania pod względem formalno-prawnym oraz musi uzyskać kontrasygnatę Skarbnika Urzędu m.st. Warszawy. Następnie przekazywany jest przez biuro lub wydział do akceptacji Pełnomocnika i właściwego zastępcy Prezydenta (tylko w przypadku konkursów ogólnomiejskich). Dopiero Pełnomocnik przekazuje projekt zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie ogłoszenia wyników konkursu ofert wraz z kopią protokołu zbiorczego do podpisu Prezydenta.

Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy o ogłoszeniu wyników konkursu ofert zamieszczane jest:

  • przez Gabinet Prezydenta – w BIP-ie
  • przez biuro – na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura
  • przez Pełnomocnika – na stronie internetowej Miasta
  • w innych serwisach informujących o funduszach dla organizacji, np. w wyszukiwarce w warszawa.ngo.pl.

Organizacja pozarządowa, której przyznano dotację, ma 14 dni, by przesłać do właściwego biura lub wydziału w formie elektronicznej lub papierowej oświadczenie o przyjęciu bądź nieprzyjęciu dotacji (wraz z podaniem terminu przesłania dokumentów niezbędnych do przygotowania projektu umowy o wsparcie / powierzenie realizacji zadania publicznego). Nieprzesłanie oświadczenia oraz dokumentów tożsame jest z nieprzyjęciem dotacji przez organizację.

Podpisanie umowy dotacyjnej

Po przedstawieniu przez oferentów dokumentów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie ofert, koniecznych do podpisania umowy biuro lub wydział w dzielnicy przygotowuje treść umowy. Następnie, najpóźniej w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu, jest on przedstawiany do podpisu upoważnionym przedstawicielom organizacji. Termin ten uważa się za zachowany, nawet w przypadku przekroczenia 60 dni, w sytuacji, gdy oferent pisemnie oświadczy wolę podpisania umowy w terminie późniejszym niż przywołane 60 dni.

Każda umowa wymaga akceptacji pod względem formalnoprawnym i kontrasygnaty Skarbnika Urzedu m.st. Warszawy. Umowę podpisuje w przypadku konkursów ogólnomiejskich Prezydent lub upoważniona przez niego osoba (osoby), np. dyrektor biura, w przypadku konkursów dzielnicowych Zarząd Dzielnicy lub osoba upoważniona przez Zarząd oraz osoba (osoby) upoważnione przez organizację.

W konkursach ogólnomiejskich po podpisaniu umowy do Biura Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy jest kierowany wniosek o przekazanie dotacji lub jej transzy, zgodny z zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie m.st. Warszawy

Na co zwrócić uwagę, realizując projekt? Dokumentacja finansowa dotacji

Organizacja pozarządowa wygrała w konkursie dotacyjnym i dostała pieniądze na projekt, czyli w języku urzędowym: przyznano dotację na realizację zadania publicznego ze środków Urzędu m.st. Warszawy. Na co powinna uważać, by nie mieć kłopotów przy rozliczaniu projektu?

Najważniejsza zasada jest bardzo prosta: ORGANIZACJA POWINNA PRZECZYTAĆ UMOWĘ. To tam zapisane są wszystkie najważniejsze kwestie, związane z finansami i kosztorysem i ewentualnymi przesunięciami, promocją, sposobem dokonywania zmian, terminami.

Co wynika z umowy

Jak już wspomniano w umowie opisane są najważniejsze kwestie, także te związane z finansami. Podaje się w niej datę początkową i końcową okresu, w którym organizacja pozarządowa może wydawać pieniądze z dotacji (uściśla się to w harmonogramie). W załącznikach do umowy opisane są (w kosztorysie) rodzaje wydatków, które organizacja może ponieść. Podaje się też oczywiście kwoty poszczególnych wydatków, które nie mogą być wyższe (w większości umów dopuszcza się przesunięcia o 10% niektórych pozycji kosztorysu, należy to jednak koniecznie sprawdzić w konkretnej umowie). Ważną sprawą jest również „logika” wydatków – stosunkowo często urzędnicy nie chcą uznać za kwalifikowany wydatku, który nie ma logicznego uzasadnienia. Np. wydanie całej kwoty na materiały szkoleniowe ostatniego dnia rocznego cyklu szkoleń budzić może wątpliwości, pomimo że wydatek „mieści się” w okresie wskazanym w umowie.

Udokumentowanie wydatków

Pieniądze, które organizacje dostają na realizacja projektów (zadań publicznych), wpływają na ich konta bankowe. Stowarzyszenia i fundacje mogą ponosić wydatki, robiąc przelewy lub płacąc gotówką. Jednak by organizacja mogła za coś zapłacić, musi mieć do tego podstawę – dokument finansowy (księgowy). Do dowodów księgowych według Urzędu m.st. Warszawy zalicza się:

  • faktury VAT
  • rachunki
  • rachunki do umów o dzieło i umów zleceń
  • listy płac
  • rozliczenia podróży służbowej (wraz z delegacją).

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty są prawidłowe, jeśli zawierają informację jaki typ dowodu to jest (np. faktura VAT), pełne dane nabywcy i odbiorcy czyli stron operacji (dane te to: nazwa, adres, NIP), treść – czyli czego dotyczy dany dokument (np. materiały plastyczne), daty: zakupu i sporządzenia dokumentu, kwotę wyrażoną cyfrą i słownie oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wystawienie dokumentu.

Należy koniecznie pamiętać, że daty płatności i wystawienia dokumentów finansowych muszą mieścić się w datach określonych w umowie. Dotyczy to również płatności do  ZUS lub odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy do urzędów skarbowych – w przypadku umów z pojedynczymi osobami (o pracę, dzieło, zleceń). Jeśli stowarzyszeniu czy fundacji umowa kończy się przed ustawowym terminem tych opłat (w przypadku ZUS jest to 15 każdego miesiąca, w przypadku US jest to 20 – należy opłaty wnieść wcześniej – przed zakończeniem projektu i umowy).

Wymóg udokumentowania wydatków dotyczy także finansowego wkładu własnego. Po zakończeniu projektu, podczas rozliczania wszystkie rachunki i faktury będą musiały być wykazane w obowiązkowym zestawieniu faktur. Urzędnicy mają także prawo osobiście sprawdzić wszystkie dokumenty.

Zazwyczaj sprawdzane jest także potwierdzenie przepływu finansowego, tj. potwierdzenie przelewu, wyciągi bankowe lub raporty kasowe.

Opis udokumentowanych wydatków

Biura Urzędu m.st. Warszawy i dzielnice mają swoje wzory opisów dokumentów finansowych. Wymogi te obecnie różnią się między sobą. Dlatego warto poprosić, już podczas podpisywania umowy, o wskazówki – jaki konkretnie sposób dana jednostka urzędu miasta uznaje za obowiązujący. Bardzo często wskazówki takie są dodatkowo dołączane do podpisanej umowy (razem z opisem innych wymogów). Ważne jest, by osoba odpowiedzialna za rachunki w organizacji znała te wymogi i by mogła na bieżąco odpowiednio opisywała dokumenty finansowe.

Podstawowe informacje, jakie musi zawierać opis dokumentu, opisane są w ustawie o rachunkowości (art. 21 ust. 1).

Najczęściej wymagane elementy opisu dokumentów finansowych w jednostkach Urzędu m.st. Warszawy to:

  • nazwa kategorii wydatku (zgodnie z kosztorysem przedstawionym w kosztorysie, stanowiącym załącznik do umowy); niektóre jednostki miasta wymagają szczegółowego nazwania i opisu rodzaju wydatku
  • informacja o tym, że kwota w określonej wysokości (podaje się konkretną sumę w zł) została  sfinansowana ze środków Miasta Stołecznego Warszawy, zgodnie z umową – podaje się numer umowy lub ze stanowi wkład własny, zgodnie z umową (numer umowy); niekiedy wymaga się podania także nazwy projektu (zadania publicznego)
  • stwierdzenie, że dokument został pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym wraz z ręcznym podpisem upoważnionych osób, które odpowiadają w organizacji za zatwierdzanie dokumentów, np. członków zarządu, księgowego, koordynatora
  • stwierdzenie, że dokument finansowy został zaakceptowany do zapłaty („akceptuję do zapłaty”) oraz podpis osoby za to odpowiadającej
  • pieczątka organizacji
  • w przypadku rachunków do umów o dzieło i umów zleceń wymaga się ponadto adnotacji: Podatek i/lub składki zostały odprowadzone do właściwych urzędów w ustawowym terminie, niewykraczającym poza końcowy termin realizacji zadania określony w umowie.

Wymogi dotyczące opisu dokumentów finansowych, stosowane w Centrum Komunikacji Społecznej  Urzędu m.st. Warszawy można znaleźć (na str. 3) tu:

http://www.ngo.um.warszawa.pl/sites/ngo2.um.warszawa.pl/files/zalaczniki/artykuly/informacja_dot._sprawozdania_i_akceptacji_rozliczenia_06_2011.pdf

(Są one bardziej szczegółowe niż podany wyżej zestaw).

Czytelność opisu dokumentów

Osoba opisująca dokumenty finansowe powinna stosować się do ustawy o rachunkowości, a w niej zapisano, że dokumenty finansowe powinny być :

  • rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują
  • kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy od rachunkowości
  • wolne od błędów rachunkowych.

W ustawie podkreśla się, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Ewentualne błędy powinny być poprawione (np. w rachunkach – wystawieniem poprawionego rachunku, tj. korekty), w opisach – przekreśleniem „z utrzymaniem czytelności skreślenia”. Nie można poprawiać pojedynczych cyfr lub liter. Podpisy powinny pozwolić zidentyfikować osobę, która się podpisała (można też uczytelnić podpis imienną pieczęcią).

Zaksięgowanie dokumentów finansowych

Obowiązek prowadzenia księgowości wynika z ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Księgowość powinna być prowadzona w okresie sprawozdawczym, tj. na bieżąco. Dlatego na dokumentach finansowych powinny znaleźć się także adnotacje księgowe (dekretacje).

Zawierają one :

  • numer dokumentu z ksiąg rachunkowych,
  • numer kont z planu kont,
  • niekiedy także datę zatwierdzenia lub zaksięgowania dokumentu.

Ponadto dokumenty finansowe musza być zaksięgowane w taki sposób, by możliwa byłaidentyfikacja poszczególnych operacji księgowych”. Nie oznacza to obowiązku prowadzenia osobnego konta do obsługi projektu, lecz księgowego wyodrębnienia w dokumentacji i ewidencji.

Archiwizacja dokumentów finansowych

Wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez minimum 5 lat (wynika to m.in. z zapisu w umowie dotacyjnej). Należy jednak pamiętać, że różne akty prawne mogą wydłużać ten czas (dotyczy to np. dokumentacji pracowników).

Na co zwrócić uwagę, realizując projekt? Dokumentacja merytoryczna dotacji

Zgodność z harmonogramem

Organizacje, którym zostaje przyznana dotacja, muszą przed podpisaniem umowy dostarczyć do urzędu zaktualizowany harmonogram działań (i kosztorys). To właśnie ten harmonogram będzie podstawą do przygotowania sprawozdania z wykonania zadania publicznego – w sprawozdaniu należy wprost, odnosząc się do harmonogramu, podać terminy – kiedy odbyły się poszczególne etapy projektu. Dlatego też kluczowe jest, by realizować poszczególne działania w zaplanowanym terminie. Jeśli zaś będą jakieś zmiany, należy je niezwłocznie zgłaszać do urzędu, a niekiedy nawet aneksować umowę dotacyjną (jeśli zobowiązują do tego zapisy w tej umowie). W umowie dotacyjnej trzeba też sprawdzić, czy urząd nie zastrzegł sobie, że zmiany powinny być zgłaszane z wyprzedzeniem.

Jak wykazać, że działania odbyły się zgodnie z planem

Podstawowym źródłem weryfikacji tego, kiedy odbywały się działania projektu, w przypadku działań otwartych dla wszystkich mieszkańców Warszawy lub którejś z dzielnic, jest informacja na stronie internetowej organizacji. Organizacje niemające swojej własnej strony mogą podeprzeć się plakatami, ulotkami lub innymi materiałami promocyjnymi zawierającymi datę wydarzeń. Większe imprezy są odnotowywane w mediach – warto zbierać wycinki prasowe, zrzuty ekranów z informacjami opublikowanymi w serwisach internetowych. Koniecznie trzeba zajrzeć do umowy i sprawdzić, czy urząd nie wymaga tego, aby informacje o działaniach projektowych były gdzieś publikowane, np. na stronie http://kulturalna.warszawa.pl.

W przypadku działań zamkniętych, adresowanych do określonych odbiorców, dokumentacja może być bardzo różna i zależy od charakteru projektu. Przykładowo: w działalności edukacyjnej, szkoleniowej czy sportowej zazwyczaj używa się list obecności (koniecznie z datą i tematem spotkania). W działalności terapeutycznej, prowadzeniu ośrodków wsparcia zazwyczaj stosuje się różnego rodzaju dzienniki i inne formy notatek sporządzanych przez kadrę odpowiedzialną za prowadzenie poszczególnych zajęć. Dokumentacja taka musi być przechowywana w siedzibie organizacji, może być udostępniana w trakcie kontroli, ale nie jest wymagana jako załącznik składany do sprawozdania.

Ilu było odbiorców (uczestników) projektu?

Dokumentując działania, wykazuje się również liczbę odbiorców (uczestników) projektu. Jeśli działania są adresowane do określonej grupy odbiorców lub jeśli polegają na pracy określonej grupy, bardzo łatwo jest policzyć osoby, które wzięły w nich udział. Nie wolno jednak zapominać o listach obecności i – jeśli projekt tego wymaga – kilkuzdaniowych notkach. Później wystarczy przejrzeć listy obecności lub notatki osób prowadzących poszczególne działania.

Sprawa komplikuje się w przypadku projektów, gdzie nie prowadzi się zapisów i list uczestników ani nie sprzedaje się biletów (których liczbę łatwo policzyć). Realizatorzy projektów różnie sobie z tym radzą:

  • bezpłatne wejściówki na spektakle, wystawy itp. – stowarzyszenia, fundacje każdemu wchodzącemu dają wejściówkę. Wejściówki są ponumerowane – dzięki czemu łatwo można sprawdzić, ile osób przewinęło się przez dane wydarzenie;
  • programy, gadżety itp. dla wszystkich uczestników – produkuje się określoną ich liczbę – na podstawie tego, ile ich rozdano, można oszacować liczbę osób;
  • szacowanie na podstawie liczby miejsc – ten sposób zazwyczaj używany jest przez organizacje prowadzące działania w zamkniętej przestrzeni (tam, gdzie można policzyć, ile miejsc jest i ile było zajętych);
  • w przestrzeniach otwartych i na imprezach masowych: szacuje się liczbę osób na metr kwadratowy.
Dokumentacja zakładanych rezultatów

Starając się o dotacje i wypełniając formularz wniosku, projektodawcy wypełniają pole „zakładane rezultaty projektu”. Powinni odnieść się do tego, czy rezultaty będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania (projektu) odpowie na potrzeby, które organizacja opisywała we wniosku.

Dokumentacja zdarzeń i weryfikacja liczby odbiorców, o której piszemy wyżej, łączą się z rezultatami twardymi (można je policzyć).

Trudniejsze do udokumentowania są rezultaty miękkie, czyli zmiany, które zaszły wskutek realizacji projektu w ludziach, otoczeniu. Jeśli organizacja wpisała do wniosku osiągnięcie tego typu zmian, powinna także zaplanować, w jaki sposób będzie je mierzyć, a podczas realizacji projektu przeprowadzać te pomiary i je dokumentować. Najpopularniejszą formą mierzenia są tego typu zmian są ankiety (np. ankiety uczestników szkoleń) lub zewnętrzne ewaluacje. Do sprawozdania z realizacji projektu wpisywane są wnioski, lecz ankiety i raporty ewaluacyjne, stanowiące dokumentację projektu, powinny być przechowywane.

Inna dokumentacja (zdjęcia, filmy)

Organizacje powinny przechowywać powstałe w ramach projektu przedmioty czy materiały – np. publikacje, materiały promocyjne (po jednej ulotce czy plakacie) itp. – na które otrzymały dofinansowanie. Kontrola może być przeprowadzona w ciągu 5 lat po zakończeniu projektu.

Wiele organizacji do celów archiwalnych prowadzi dokumentację zdjęciową czy filmową. I jest to najwdzięczniejszy i najłatwiejszy sposób dokumentowania działań. Nie jest to obowiązkowe (o ile nie zostało to wpisane do umowy), ale bywa bardzo przydatne jeśli np. chcemy pokazać, że wydarzenie, na którym trudno policzyć uczestników, takie jak festyn w parku, odwiedziło wiele osób.

Wielu urzędników bardzo przychylnie patrzy na starannie wykonaną dokumentację, która świadczy o sukcesie projektu i o tym, że pieniądze publiczne zostały dobrze wydane przez organizację. Dlatego warto włożyć wysiłek w jej zrobienie nie tylko z obawy przed kontrolą, lecz dlatego, by była dobrą wizytówką organizacji.

Na co zwrócić uwagę, realizując projekt? Promocja

Jednym z częściej popełnianych błędów przez stowarzyszenia i fundacje jest nieprzestrzeganie zapisu umowy dotacyjnej mówiącego o tym, jakie obowiązki ma organizacja pozarządowa względem informowania o roli urzędu miasta. Konsekwencje mogą być różne, w najgorszym przypadku, jeśli naruszenie warunków jest poważne, umowa dotacyjna może zostać rozwiązana – razem ze wszystkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. Może się tez np. zdarzyć, że Urząd zażąda zwrotu części przyznanych pieniędzy, np. na zaprojektowanie i druk materiałów promocyjnych, na których nie umieszczono loga Urzędu. Nawet jeśli urzędnicy odstąpią od kary, w pamięci może pozostać ślad, negatywnie wpływający na dobre imię organizacji, jako tej, która nie wywiązuje się z warunków umowy. Pamiętajmy, że ocena jakości współpracy z organizacją jest jednym z kryteriów oceny podczas następnych konkursów.

Zastrzeżenie w ogłoszeniu konkursowym

Już w ogłoszeniach konkursowych widnieją zapisy mówiące o tym, że organizacje, które wygrają w konkursie i otrzymają dotację, będą musiały informować o tym, że projekt, który realizują współfinansowany lub finansowany jest przez Urząd m.st. Warszawy.

Zobowiązania do informowania i promowania obowiązują, gdyż zostały zawarte w umowie. Zgodnie z jej zapisami organizacja pozarządowa deklaruje, że wszystkie materiały stworzone na potrzeby projektu – zarówno promocyjne (jak np. ulotki, plakaty czy komunikaty prasowe), jak i merytoryczne (np. publikacje czy prezentacje, listy obecności) muszą zawierać:

  • odpowiednie logotypy (zgodnie z wytycznymi z rozporządzenia Prezydenta miasta)
  • informację o tym, że projekt jest współfinansowany lub finansowany ze środków m.st. Warszawy.

 

Loga, które musimy zamieszczać na materiałach najlepiej pobrać ze strony Urzędu m.st. Warszawy. Na stronie znajduje się również informacja o tym, jak powinien brzmieć dokładnie zapis o wsparciu projektu przez Urząd m.st. Warszawy.

Zapisy w ogólnym wzorze umowy brzmią [§ 8. Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy(-ów)]:

1. Zleceniobiorca(-y) zobowiązuje(-ą) się do informowania, że zadanie jest współfinansowane/finansowane1) ze środków otrzymanych od Zleceniodawcy. Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.

2. Zleceniobiorca(-y) zobowiązuje(-ą) się do umieszczania logo Zleceniodawcy na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych środkach trwałych, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność.

Dodatkowe zapisy w umowie

Urząd m.st. Warszawy ma prawo wprowadzić do umowy o dotację dodatkowe zapisy, inne niż te, które wynikają z Rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej. Zapisy te zwykle narzucają dodatkowe obowiązki lub precyzują ogólne zapisy. Na przykład w umowach przygotowywanych przez warszawskie Biuro Kultury był zapis zobowiązujący organizacje pozarządowe do publikacji informacji o organizowanych wydarzeniach w serwisie Kulturalna Warszawa www.kulturalna.warszawa.pl oraz na etapie sprawozdania do przedstawienia raportu z działań promocyjnych (na określonym formularzu), a także załączenia materiałów promocyjnych oraz płyty CD z tymi materiałami. Szczegółowym zapisem może być np. wskazanie, jakiego rodzaju i jakiej wielkości logo należy umieszczać na materiałach promocyjnych i informacyjnych.

Promocyjny savoir-vivre

Oprócz obowiązków organizacje pozarządowego mogą stosować niepisane zasady dobrej współpracy informacyjnej z Urzędem:

  • wysyłać zaproszenia do Urzędu (dyrektora, naczelnika, pilotującego projekt urzędnika)
  • zostawiać ulotki informacyjne lub plakaty w urzędzie dzielnicy lub w odpowiednim biurze (zazwyczaj są na to wydzielone miejsca, stojaki, tablice)
  • dołączyć dokumentację z realizacji projektu do sprawozdania (zdjęcia, recenzje, informacje prasowe).

Te niewielkie i niewymagające wysiłku gesty budują dobrą atmosferę wokół organizacji i pozwalają na bieżąco zorientować się, jak wygląda realizacja projektu.

Redakcja serwisu warszawa.ngo.pl zaprasza też do przysyłania informacji o organizowanych wydarzeniach do działu wiadomości: /dodaj.

Urząd także ma prawo

Przy okazji warto przypomnieć, że podpisując umowę do dotację, organizacja zgadza się na to, że urząd, który przyznał jej pieniądze na projekt, ma prawo o tym informować. Mówi o tym wprost § 9. Wzoru umowy dotacyjnej Uprawnienia informacyjne Zleceniodawcy:

Zleceniobiorca(-y) upoważnia(-ją) Zleceniodawcę do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych publikacjach, nazw(-y) oraz adresu(-ów) Zleceniobiorcy(-ów), przedmiotu i celu, na który przyznano środki, oraz informacji o wysokości przyznanych środków.

Kontrola zadania publicznego (dotacji)

Po ogłoszeniu wyników konkursu ofert biuro lub wydział planuje kontrolę realizacji zadań publicznych, na które przyznane zostały dotacje. Kontrolę realizacji zadania publicznego przeprowadzają osoby upoważnione przez Prezydenta. Kontrolę (merytoryczną lub finansową) zadania publicznego przeprowadza się przynajmniej raz w odniesieniu do każdego zadania (w trakcie trwania zadania lub do 5 lat po jego zakończeniu). Kontrolowana organizacja powiadamiana jest o planowanym terminie i zakresie kontroli finansowej przynajmniej 7 dni kalendarzowych przed dniem jej rozpoczęcia. Kontrola merytoryczna zadania publicznego nie wymaga wcześniejszego powiadamiania.

Z każdej kontroli musi zostać sporządzony protokół. W dniu przeprowadzania kontroli protokół z kontroli podpisany zostaje przez osobę obecną przy kontroli z organizacji oraz przez urzędnika kontrolującego. Kopia protokołu z kontroli przekazana zostaje organizacji w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Osoby z organizacji każdorazowo podpisują protokół z kontroli, przy czym jeśli nie były obecne przy kontroli, czynią to w terminie późniejszym, po otrzymaniu kopii protokołu.

Rozliczenie dotacji

Organizacje przedstawiają rozliczenia projektów w terminach określonych w umowie – rozliczenia mogą być częściowe lub końcowe. Zazwyczaj jest to termin 30 dni po realizacji zadania. Treść sprawozdań jest analizowana,  zarówno w części merytoryczna, jak i finansowej. Po uznaniu ich prawidłowości (oraz ewentualnie przeanalizowaniu protokołów z kontroli przeprowadzonych w trakcie realizacji zadania), osoba upoważniona (np. dyrektor biura) podejmuje decyzję o akceptacji wykonania umowy. Informacja ta przekazywana jest do Skarbnika oraz do organizacji, która zrealizowała zadanie.

W ciągu 30 dni od dnia zakończenia rozliczeń wszystkich dotacji z danego konkursu lub w odniesieniu do konkursów wieloletnich w ciągu 30 dni od dnia zakończenia rozliczeń dotacji za dany rok, biuro lub wydział przekazuje do Pełnomocnika zbiorczą informację o rozliczeniu wszystkich dotacji.


Projekt „Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych” jest współfinansowany przez Miasto Stołeczne Warszawa.


Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 0 0